Assistant.e de direction Stage

Description de la mission :

L’assistant de direction optimise l’organisation de l’activité de sa direction à travers la gestion du planning ainsi que le traitement et la diffusion d’informations et de documents. Il organise les rendez –vous et les déplacements, accueille les visiteurs et assure l’actualisation des modes opératoires. En outre, il veille à la bonne coordination du service commercial et à l’alimentation de l’outil métier de la société en lien avec sa hiérarchie et l’équipe dédiée.

Les activités :

• Gérer l’alimentation de données du CRM dédié #CRM
• Saisie comptable (pièces fournisseurs, clients, et divers prestataires)
• Saisie commerciale (facturation, devis, …)
• Garant du référentiel (base article, base client, base fournisseur)
• Prospection commerciale (phoning, mailing, 2.0 …)
• Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements professionnels ;
• Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu …
• Filtrer les appels téléphoniques, assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs/personnels ;
• Assurer la gestion du courrier : rédaction, distribution, suivi des réponses et des échéances associées …
• Réaliser les commandes de matériel et fournitures et vérifier la conformité des livraisons ;
• Rédiger des supports de communication internes : rapport, compte rendu, note, support de présentation …
• Assurer la diffusion des informations en interne : décision, notes ;
• Assurer l’actualisation de modes opératoires et procédures ;
• Concevoir des outils de suivi d’activité, des tableaux de bord et les mettre à jour ;
• Assurer le classement, l’archivage au sein de la direction ;
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de la direction

Envoyez vos candidatures : rh@api-oi.re !

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