Chargé.e d’appui à la direction Emploi

/ RELAI D’OFFRE /

Présentation du poste :

MISSIONS PRINCIPALES :

Dans un contexte de transformation numérique et de renforcement des exigences en respect des process et traçabilité, notre chargé (e ) d’appui à la direction aura pour mission d’appuyer la Direction Formation en fluidifiant et organisant les flux d’information, en consolidant les éléments utiles à la décision et en assurant le suivi du planning de mise en œuvre des actions.

Gestion documentaire et administrative dans le respect des process internes et de QUALIOPI :

• Circulation, signature et organisation classement physique et/ou électronique (progiciel dédié, Teams 365) des documents stratégiques (notes, conventions, parapheurs…)
• Elaboration et mise à jour de tableaux de bord et outils de suivi (Ex congé, missions …)

Support bureautique et analytique

• Réalisation de courriers et dossiers(Word), de présentations (PowerPoint , Canva.. ), mise en forme de documents stratégiques.
• Analyse de données sur Excel (tableaux croisés dynamiques, graphiques, formules de calcul)

Appui de direction

• Suivi de dossiers transversaux, coordination d’actions interservices, préparation de réunions, compte rendus & reporting
• Préparation d’éléments d’analyse ou de prise de décision (recherches, notes, synthèses, points de vigilance)
• Recherches ciblées, utilisation ponctuelle d’outils IA pour appuyer des synthèses, optimiser des process ou formaliser des supports
• Suivi de plans d’action, alerte sur les échéances, relances internes et externes (ex : réponses Appels d’offres, régularité administrative des prestataires)
• Élaboration de rétroplannings, animation d’outils de pilotage partagés
• Gestion des AO prestataires, sécurisation du recueil et de l’actualisation des pièces administratives des formateurs externes sous-traitants

Accueil et renforcement des synergies

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction du Pôle Formation
• Organiser et assurer le suivi des réunions : lancement d’invitations pour les instances Pôle Formation et CCIR (CODIR, Commission, conseil de perf )
• Assurer la réservation de salles et la logistique nécessaire (commande de pauses boissons,  réservation de déjeuners…)
• Assurer l’interface des activités avec les différents services

CONDITIONS PARTICULIERES D’EMPLOI :

Le poste est basé au pôle formation Nord – Saint-Clotilde

Les candidatures doivent impérativement être envoyées avant le 06 août 2025 à l’adresse recrutement@reunion.cci.fr.

Seules les candidatures complètes, comprenant un CV et une lettre de motivation, seront prises en considération.

Profil attendu :

Diplôme(s) requis ou niveau d’étude : 

• Titulaire d’un Bac + 3 à 5 de type IUT/Ecole de gestion, Management ou Administratif – Gestion
• Expérience professionnelle souhaitée d’au moins 3 ans sur un poste en lien avec les missions attendues de préférence en organisme de formation

Compétences techniques : 

• Excellente maîtrise des outils  de la suite MS 365 et autres outils IA  (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Forms, Canva…)
• Agilité dans l’utilisation de logiciels métiers (YPAREO), et plateformes dématérialisées – Esprit d’analyse et de synthèse, avec un goût pour les chiffres et les outils numériques
• Aisance rédactionnelle Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe

Compétences relationnelles :

• Posture de bras droit, capable de prendre des initiatives et de sécuriser l’exécution des décisions
• Aisance relationnelle adaptabilité, réactivité, capacité à travailler en équipe
• Sens de la relation clients
• Respect de la confidentialité, Qualité d’écoute, Goût du challenge

Compétences organisationnelles :

• Capacité à organiser, prioriser, alerter et structurer – Auto-contrôle – Rigueur – Disponibilité